מהי מידת ההצלחה של ארגון כשהנהלה פועלת על פי ערכי מנהיגות ומחויבות ?

כאשר מנהלי ארגונים חשים שהלקוחות אינם מרוצים, שתהליכי העבודה אינם מתבצעים בצורה יעילה ואיכותית הם לרוב מגיעים להבנה שיש צורך ייעול ושיפור תהליכים בארגון.

בכדי "להבריא" את הארגון הם נעזרים ביועצים ארגונים. ראשית הבחירה להסתייע בגורם חיצוני ומקצועי זו החלטה נכונה, שהרי ידוע ש"אורח לרגע רואה כל פגע". שנית, יועצים ארגוניים המתמחים בארגון ושיטות, הם בעלי ניסיון וידע ביישום מתודולוגיות שונות לבחינת התהליכים, לגבש המלצות לשיפור, ליישם ולהטמיע את השינויים הנדרשים כגון: הגדרות התפקידים, שיפור וייעול תהליכי העבודה, פיתוח בקרות ניהוליות ואפקטיביות.

האם זה באמת מספיק רק להסתייע ביועצ.ת כדי להצליח בהובלת הארגון לשיפור ?

מתוך מספר גדול של תהליכי ליווי וייעוץ ארגוני והטמעת תקן ISO 9001, שבצעתי בארגונים שונים מתחומי פעילות שונים, פגשתי מנהלים שמאוד חפצים שיתחולל "קסם" ושהשינוי ארגוני יתבצע באופן מהיר, קל ואפקטיבי, יחד עם זאת ערכי המנהיגות והמחויבות לתהליך – לשינוי הארגוני לא היו הערכים המובילים אצלם.

כתוצאה מכך התחזקה בקרב ההנהלה והעובדים תחושות של אי בהירות -מי אחראי לבצע? מתי?

שחיקה - עובדים בחוסר יעילות ולחץ תמידי "פול גז בניוטרל" ותסכול -הלקוחות ממשיכים להיות לא מרוצים.

"Houston, we have a problem.."

בתקן ניהול האיכות - ISO 9001: 2015 מוגדרות הפעולות הנדרשות מהנהלה הבכירה בכדי להפגין מנהיגות ומחויבות ובכך להוביל את הארגון להצלחת השגת מטרותיו העסקיות:

• ההנהלה תצטרך לשאת באחריות לאפקטיביות איכות תהליכי העבודה המתקיימים בארגון

• ההנהלה תבטיח את שילוב של דרישות מערכת ניהול האיכות בתהליכים העסקיים של הארגון

• ההנהלה תפעל במעורבות ומחויבות, הכוונה ועידוד של העובדים לתרום לאפקטיביות של מערכת האיכות ועוד..

אני מאמינה ופועלת בגישה המשלבת שימוש בערכי מטרה להנעה והטמעת מתודולוגית הגישה התהליכית לשיפור מתמיד. זיהוי הערכים והאמונות הינו שלב ראשוני וחיוני שיאפשר להגדיל את סיכוי ההצלחה רגע לפני שמתחילים בהובלת תהליך התייעלות ארגונית.

אני בוחנת יחד עם המנהל.ת בעזרת שאלות מנחות פשוטות אך חשובות:

• בסקאלה מ- 0 עד 100 עד כמה הוא/ היא רוצה בשינוי / שיפור ? בארגון שבו מדד הברומטר לשינוי מצד ההנהלה יהיה 100 -סיכוי גבוה שיתחולל שינוי !!

• מה אני אשיג כאשר יתרחש השינוי / שיפור בארגון?

בנוסף נזהה את הערכים המובילים של המנהל.ת ונשאל :

• מה הכי חשוב לך בארגון? "שהתהליכי העבודה יתבצעו בצורה איכותית ומקצועית"

• מה עוד חשוב לך בניהול הארגון ? "ליצור בארגון אוירה חיובית ותחושת משפחתיות"

מה צריך לקרות על מנת להצליח בהטעמת השינוי הארגוני ?

• ערכי מנהיגות מצד הנהלת הארגון ומחויבות גבוהה להוביל את הארגון לשיפור

• להקצות את המשאבים הנדרשים ליצירת תהליך ייעול ושיפור

• הצהרת תמיכה ועידוד של ההנהלה בעובדים אחרים שיכלו להפגין את יכולתם הניהולית ובכך לרתום ולהניע את שאר העובדים ליצירת השינוי הארגוני הנדרש

לסיכום בארגונים שבהם ההנהלה דוגלת בערכי מנהיגות, מחויבות ואחריות ניתן ליישום ולהטמיע את השינוי הארגוני בהצלחה רבה יותר.

חיזוק ערכי המנהיגות והמחויבות של ההנהלה עלפי הקווים המנחים בתקן ISO 9001 ובאם נדרש, שינוי האמונות / התפיסות המעכבות, כגון: הפחד מכישלון/ הפחד מהצלחה ושימוש בשקיפות לכל לאורך תהליך ההתייעלות הארגונית, תעניק למנהלים ולעובדים תחושת אומץ, נחישות ומחויבות להטמעת תהליכי העבודה החדשים. כך גם יגדילו את הסיכוי להצלחה של הארגון לעמוד במטרות וביעדים העסקיים של הארגון.

כתבה: לימור פינטו קפר, מהנדסת תעשיה וניהול, בעלים ומנכ"לית חברת הייעוץ Synergy Consulting