איך ניתן לעבור מ"כיבוי שריפות" לניהול פרואקטיבי?🔥🔥

בסקר שהעלינו לפני מספר ימים נמצא ש- 90% מהמשיבים חווים תחושה של "כיבוי שריפות" במהלך יום העבודה ורק 10% לא חווים את תסמונת "כיבוי השריפות". 

תמונה: אתר ESTY

עבור מנהלים רבים, תחושת "כיבוי השריפות" גורמת להם לעומס עבודה עצום, פוגעת ביצירתיות ומקשה על התמקדות במשימות חשובות ויוצרת להם תחושת חוסר סיפוק ופגיעה ביעילות בעבודה היומיומית שלהם.

הסממנים לתופעת "כיבוי שריפות":

⌛חוסר זמן - אין זמן לטפל בבעיות באופן יסודי וצריך למצוא פתרונות זמניים מהירים.

⏰עבודה מסביב לשעון - פעילות מתמשכת בענייני עבודה מחוץ לשעות העבודה המקובלות.

🤹‍♀️ תחושת חוסר שליטה- תחושה של עומס והצטברות משימות וקושי בקביעת סדרי עדיפויות.

ישנן השפעות שליליות ישירות כתוצאה מהתופעה על: 

👨‍💼👩🏻‍💼המנהלים: קושי בניהול אסטרטגי, פיתוח עובדים וקבלת החלטות מושכלות.

👷‍♀️👨🏻‍🏭העובדים: לחץ, חרדה, שחיקה וירידה במוטיבציה, פרודוקטיביות.

🏭הארגון: פגיעה ביעילות, בתפוקה, בשימור עובדים, במוניטין וברווחיות. 

המעבר מ"כיבוי שריפות" לניהול פרואקטיבי אפשרי, אך דורש שינוי גישה ותרבות ארגונית.

איך ניתן לעבור מ"כיבוי שריפות" לניהול פרואקטיבי?

קיימים מספר בפתרונות האפשריים למעבר ממצב של "כיבוי שריפה" לניהול האנרגיה באופן פרואקטיבי ואפקטיבי. הנה כמה צעדים אפשריים ליישום:

1️⃣תכנון מראש - הקפידו לתכנן את העבודה מראש, לזהות סיכונים אפשריים ולקבוע תוכניות פעולה. 

2️⃣הגדרת סדרי עדיפויות - קבעו מהן המשימות החשובות ביותר והקצו להן את הזמן והמשאבים הדרושים. 

3️⃣תקשורת יעילה - שתפו מידע באופן שוטף בין מנהלים ועובדים ודאגו שתשומת הלב מופנית למשימות החשובות. 

4️⃣ניהול זמן - הקפידו על ניהול זמן אפקטיבי, השתמשו בכלי עזר וטכניקות ניהול זמן יעילות. אפשר לשלב כלים טכנולוגיים כגון: any.do , trello , togoll, monday וכו'.

5️⃣עבודה בצוות - שתפו פעולה עם עמיתים, העבירו סמכויות ותבקשו עזרה כשצריך. 

6️⃣למידה מטעויות - הטמיעו תרבות של למידה מטעויות (תחקור והפקת לקחים), נתחו את הכישלונות, פַתחו פתרונות מתקנות ומונעות את חזרתן של הטעויות. 

7️⃣הטמעת שיטת פתרון בעיות- השתמשו בשיטות עבודה מסודרות לפתרון בעיות, תוך התמקדות בשורש הבעיה ולא רק בפתרון זמני. שיטות אפשריות : 5W, עצם דג ( Fish bone).

8️⃣שינוי תרבות ארגונית - יצירת תרבות ארגונית שמעודדת תכנון, למידה, שיתוף פעולה ופתרון בעיות יסודי, תוך הפחתת הלחץ והעומס על העובדים. צעד זה מאוד משמעותי ליצירת הטרנספורמציה בארגון.

הדרך ליישום הצעדים עשויה להיות קשה, אך התוצאות שוות את המאמץ. יציאה ממוד של "כיבוי שריפות" תביא לשיפור משמעותי ברווחה של העובדים, ביעילות הארגונית והעסקית🌱.